100kitov.ru

Интересные факты — события, биографии людей, психология
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экономим время правильно, или как успевать все!

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Фото: Pixabay

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

Фото:РБК Тренды

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

Читайте так же:
Как в Казахстане собирают «Toyota Fortuner»

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

Фото:Shutterstock

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Читайте так же:
Игры — зависимость или свобода действий?

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

21 лайфхак для экономии времени каждую неделю

21 лайфхак для экономии времени каждую неделю

Это позволит вам сфокусироваться на чём-то поважнее. Давайте посмотрим, какие бытовые проблемы можно решить уже сейчас.

  • Не нравится убираться в квартире? Пользуйтесь услугами клининговых фирм.
  • Не нравится готовить каждый день? Закажите еду с доставкой. Благо сегодня на дом привозят не только фастфуд, но и полезную, здоровую пищу и даже спортивное питание.
  • Ненавидите стирать? Воспользуйтесь услугами прачечной, где часто есть и доставка постиранной одежды на дом.
  • Не нравится оплачивать счета? Настройте ежемесячные платежи, чтобы сумма списывалась с банковской карты автоматически.
  • Надоело думать о том, что надеть? Составьте универсальный гардероб, купите несколько одинаковых комплектов повседневной одежды.

Когда вы избавитесь от надоевшей ежедневной рутины, всё, что останется, — радость и удовольствие!

2. Пользуйтесь правилом двух минут

Если что-то занимает не так много времени, просто сделайте это. Вы можете отправить email прямо сейчас? Отправляйте. Если отложите задачу на потом, она займёт уже не две, а пять минут. Расправьтесь с ней быстро.

3. Помните, что ваша способность принимать правильные решения — ограниченный ресурс

Сила воли может буквально иссякнуть ровно в тот момент, когда вам это больше всего нужно. Принимайте важные решения с утра, автоматизируйте всё, что только можно, освободите голову от лишней информации.

Президент не выбирает костюм или что съесть на завтрак каждый день. Он бережёт способность принимать решения для того момента, когда потребуется нажать (или не нажать) на красную кнопку.

4. Используйте правило четырёх песен каждое утро

Идея заключается в том, чтобы использовать песни как способ отслеживать время вместо часов. Примерная продолжительность одной песни — 5 минут. Значит, будем собираться за 20. Вот как это сделать.

  • Песня 1: чистим зубы.
  • Песня 2: принимаем душ (подпеваем, если хочется).
  • Песня 3: одеваемся (пританцовывая, если хочется).
  • Песня 4: надеваем аксессуары, немного парфюма, собираем сумку, выключаем музыку. В путь!

Если приучите себя собираться за это короткое время, получите ещё одно преимущество: можно поспать подольше.

5. Избавьтесь от соблазнов

Чем труднее отвлечься, тем выше продуктивность. Если вас отвлекает смартфон, отнесите его в соседнюю комнату.

6. Не будьте постоянно онлайн

Если вам кажется, что произойдёт нечто важное, как только вы выйдете из социальных сетей, спешим вас разочаровать. Ничего не произойдёт.

Выключите звук на телефоне. Перезвоните потом. Ответите на сообщения позже.

7. Не ходите с пустыми руками

Всегда есть вещь, которая лежит не на своём месте. Наводите порядок по чуть-чуть: просто возьмите предмет, который находится не там, где должен, когда в следующий раз встанете с кресла.

8. Проверяйте почту трижды в день

И не больше. При этом старайтесь не начинать свой день с прочтения писем. Установите расписание: скажем, открывайте электронный ящик в 11, 14 и 17 часов. Иначе можете испортить себе утро или приятный вечер.

9. Планируйте свой сон

Если ложитесь спать не по расписанию, ждите хаоса в течение рабочего дня. Сон легко запланировать, и он определит, насколько хорошо и чётко вы будете трудиться после пробуждения.

10. Используйте блокировщики сайтов

Защитите себя от прокрастинации.

11. Если хотите достичь в чём-то совершенства, делайте это каждый день

12. Не принимайте приглашение, если не хотите куда-то идти

Многие возненавидят вас за это. Но давайте будем честны: ваше время намного ценнее. В конце концов, у вас есть свои дела и интересы.

13. Составляйте списки дел

Записывайте всё, что нужно сделать. Вычёркивайте то, что выполнили. Это удобно. Это сохраняет продуктивность. Это экономит время.

14. Используйте технику Pomodoro

О ней написано очень много. Чтобы практиковаться было легче, установите удобные приложения или купите симпатичный таймер.

15. Выстраивайте шкалу предпочтений

Это поможет выполнить самые важные задания быстро и качественно. Ведь именно они должны быть первыми в to-do-списке. Если сделать самое сложное и актуальное сначала, потом потратите меньше времени, выполняя задачи попроще.

16. Попробуйте медитировать и делать дыхательные упражнения

Начните с 10 минут и постепенно уделяйте всё больше времени медитации и дыханию. Вы сразу поймёте, зачем это нужно: сознание становится яснее, мысли — чётче. Вы успокаиваетесь. Получаете заряд энергии до конца дня.

Неважно, сколько времени вам понадобится, чтобы приучить себя к подобным практикам. Главное — делать это ежедневно хотя бы понемногу.

Читайте так же:
Как делают новости. Телеканал Russia Today

17. Слушайте подкасты или аудиокниги во время выполнения простых задач

Например, когда готовите или убираетесь в квартире. Можно купить водонепроницаемую колонку и слушать подкасты или аудиокниги во время чистки зубов или принятия душа. Включайте наушники, когда едете в общественном транспорте, чтобы провести это время с пользой.

18. Не садитесь за компьютер, если не знаете, что будете делать

Просто дайте себе установку: «Я сажусь, чтобы провести 10 минут, проверяя социальные сети». Когда время истекло, делайте то, что запланировали на сегодня.

19. Обозначьте конец ленты скотча

Чтобы не пришлось тратить время и искать его в следующий раз.

20. Научитесь складывать футболку за две секунды

Способ работает для всех футболок, поло и рубашек с коротким рукавом.

21. Используйте правило «плюс один»

Когда делаете какое-то простое и короткое задание, обязательно попытайтесь вспомнить ещё одну задачу, которую можно выполнить за несколько минут. Например, моете посуду — протрите заодно и плиту. Отправляете письма — разберите входящие в ящике сразу после этого. Вы приучите себя делать всё быстрее и оптимизируете свой рабочий процесс.

Как правильно управлять временем: 7 простых способов успевать все или почти все

Часто мы не знаем, за что взяться в первую очередь. Дедлайны на работе, домашние дела и непредвиденные ситуации давят на нас своим огромным грузом! Мы выбиваемся из последних сил, но не сдвигаемся с мертвой точки.

На самом деле, очень легко сделать так, чтобы в вашей жизни было меньше дней, прожитых на автомате. Настала пора освободить время для себя и своих отложенных в долгий ящик замыслов. Как успевать многое и достигать новых высот, читайте в этой статье.

Каждой вещи — свое место

Вы тянетесь за карандашом и опрокидываете кофе. Он пачкает текущие дела, бумаги полугодовой давности и пару-тройку семейных фотографий, которые почему-то лежат на вашем отчете. Кажется, вам давно пора заняться уборкой своего рабочего места!

Как правильно управлять временем: 7 простых способов успевать все или почти все

Советы

Наведите порядок на своем столе, в почтовом ящике, списке задач и везде, где порядок необходим для эффективной работы.

Даже отсутствие плана — тоже план

Элайджа Вуд

Бывали ли вы в ситуации, когда ваш день итак расписан по минутам, а коллеги, начальник, друзья или даже ваша вторая половинка подкидывает вам еще задач?

Избежать непредвиденных форс-мажоров поможет эффективное планирование своего времени.

Как правильно управлять временем: 7 простых способов успевать все или почти все

Написание плана займет всего 10 минут. Однако продуманный распорядок поможет понять, чего вы хотите добиться за день и сколько времени вам понадобится на выполнение определенной задачи. Утром или вечером, на бумаге или онлайн – составьте список дел так, как вам будет комфортнее.

Советы

  • Не заморачивайтесь, но будьте подробны в своем планировании. Запишите в распорядок даже время на отдых — это поможет вам избежать ощущения потраченного времени и убережет от постоянной спешки.
  • Составляя план, помните о ваших жизненных целях. Оставляйте время на самое важное для вас.
  • Не расписывайте каждую минуту. Это очень быстро надоест, и тогда планирование станет частью рабочей рутины. А у вас ведь и без того ее достаточно.
  • Используйте вечер пятницы, чтобы встретиться с друзьями или коллегами. Оцените вместе в непринужденной обстановке работу друг друга за прошедшую неделю.

Стоит разок умереть, и приоритеты тут же меняются

Капитан Джек Воробей

Вы составили список дел, что теперь? Вы молодец, но главное — не следовать плану хаотично, а посмотреть, какие из дел для вас важнее.

Советы

  • Ранжируйте свой список дел в соответствии с их значимостью для вас. Просто проставьте рядом с пунктом дела цифры 1,2,3 и так далее. Теперь вы видите, какой примерно должен быть порядок для их выполнения и не потеряетесь в хаосе задач.
  • Попробуйте объединить дела в вашем списке в разные группы по определенному признаку. Например, по территориальному, если вы работаете на выезд, или по временному, если вы сотрудничаете с большим количеством людей. Это значительно сэкономит вам время.
  • Подумайте, что из своих планов на день вы можете перепоручить кому-то другому. Почему бы, например, не попросить кого-то из семьи зайти в магазин, если у вас на это вряд ли хватит времени?

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и многозадачность

Дэйв Креншоу, «К чему приводит многозадачность»

Из-за многозадачности вы можете чувствовать усталость даже в начале рабочего дня. Решение нескольких задач сразу заставляет чаще испытывать стресс. Вы становитесь менее эффективными.

Может пора перестать изображать из себя супергероя: пытаться варить кофе и проводить skype-конференцию одновременно?

Советы

  • Выделяйте всего 2-3 приоритетные задачи в день, этого достаточно. Поверьте, редко кто-то успевает выполнить больше.
  • Старайтесь придерживаться своего рабочего ритма, но и не забывайте отдыхать. Подумайте, сколько времени вам требуется, чтобы сосредоточиться на одном деле и сколько вам нужно затрачивать на перерывы.
  • Устраивайте себе большой обеденный «брейк». На котором вы сможете без спешки поесть и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Это взбодрит вас и поможет эффективнее работать весь оставшийся день.
  • Во время работы над каким-то проектом, постарайтесь не отвлекаться на внешние возбудители. Проверить инстаграм, налить себе чай, поздравить коллегу с днем рождения вы сможете во время перерыва, который сами себе уже запланировали :).

Если вам хочется узнать, как еще больше повысить свое КПД на рабочем месте, почитайте нашу статью с ценными советами о личной эффективности — 8 советов, проверенных временем.

Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня

Дела копятся не от того, что вы плохой работник. Просто если каждый день вы думаете о новом проекте «потом сделаю», не удивляйтесь если обнаружите в конце месяца кипу бумаг с отложенными делами.

Читайте так же:
Рыба фугу - Описание, виды, где водится, питание, враги, фото и видео

Советы

  • Самое важное — подумайте, почему некоторые дела вы даже не стремитесь завершить? Скорее всего, они не так уж и важны для вас. Тогда просто забудьте о них и продолжайте двигаться вперед.
  • Перестав откладывать на потом, вы увидите, как много освободилось времени. Подумайте, как вы сможете провести его с наибольшей пользой для себя? Используйте его эффективно, ведь теперь вы знаете почти все о том, как планировать свое время.

Я только посмотрю это видео с котиками, и снова вернусь к делам…

Прокрастинация — склонность постоянно откладывать срочные и важные дела, занимаясь вместо этого интересным, но бесполезным делом. Иногда она застает нас на работе. Чтобы стать успешным и эффективным сотрудником, вам придется с ней побороться. Итак,

Советы

  • Если вы не можете приняться за дело из-за того, что задача кажется слишком сложной, не стесняйтесь задавать вопросы коллегам и начальству. Большинство людей любят давать советы.
  • Попробуйте устанавливать дедлайны. Так вам будет легче понять, сколько у вас осталось времени на выполнение проекта или задачи.
  • Делите большую цель на “ломтики” и даже “кусочки”. Решить простую задачу намного легче, чем сложную и объемную. Решая понемногу куски большой громоздкой задачи, вы постепенно ее выполните.

Привел себя в порядок — и сразу же приведи в порядок свою планету

Антуан де Сент-Экзюпери, “Маленький принц”

Попробуйте быть организованным постоянно. Сначала вам покажется это тяжелым испытанием, но затем вы поймете, насколько планирование может упростить вам жизнь.

Советы

Уборка на рабочем месте, планирование и концентрация внимания на одном деле должны стать вашими хорошими привычками. Превратите это в приятный ежедневный ритуал, и тогда вы сможете избежать нервных срывов и “запары” на работе.

Экономия времени

Экономия времени

Экономия времени – не та наука, которой учат в университетах. Да и собственно о бережном отношении к собственному времени мы вспоминаем нечасто. Напротив, мы скорее хотим все успеть, берем на себя массу задач, будто в сутках не 24, а, как минимум, 36 часов.

Такая гонка вредна, с какой стороны ни посмотри. В первую очередь, стремление все успеть – это неизменный стресс, который может вылиться в выгорание и апатию. Неэкономное расходование времени не дает возможности работать продуктивно, при этом заветных часов постоянно недостает.

Наконец, если все свое время, как вам кажется, вы тратите на работу и выполнение важнейших задач, у вас просто не остается времени на себя, свои увлечения, свою семью, которая остается на обочине.

Мы часто экономим деньги, делая это с маниакальным упорством, но никогда не думаем о сбережении главного и невосполнимого ресурса человека – времени. Этой теме и будет посвящена наша сегодняшняя статья.

Кому пора учиться экономить свое время

К подобному решению приходят не просто так, ради интереса. Как правило, к той или иной системе экономии времени приводят особые обстоятельства. Разумное отношение ко времени – это не только эффективная работа, но и полноценный отдых.

Итак, кому рекомендуется взглянуть на свои ресурсы иначе?

  • Если вы тратите на работу много времени, а на выходе получаете минимум результата, это свидетельствует о том, что вы нерационально используете его.
  • То же самое можно сказать, если у вас не остается времени на выполнение основных задач.
  • Если вы постоянно откладываете поход с детьми в кино, работаете в выходные и праздники, отношение к тайм-менеджменту следует пересмотреть.
  • Вы не знаете, куда уходят часы и минуты, время бежит стремительно, пока вы собираетесь хорошенько поработать.

При этом правильная экономия времени – это организация своей деятельности таким образом, чтобы была повышена продуктивность. То есть, мы не ставим целью экономить, чтобы работать еще больше. Наоборот, мы стремимся к тому, чтобы успевать больше в меньший временной отрезок.

Система экономии времени для работника

Это актуально, когда работы больше, чем вы можете успеть, когда задачи душат и заставляют вспоминать о себе круглосуточно, когда череда дел нескончаема, а сил в вас уже нет.

Как работать больше, тратя времени меньше

Предположим, вы уже максимально эффективно планируете свой день и расставляете приоритеты, делегируете ряд задач, но все равно чувствуете нехватку времени. В этом случае, рекомендуем вам воспользоваться пятью приемами экономии рабочего времени, которые помогут вам успевать еще больше.

  • Используйте готовые наработки. В однотипных задачах, которые следуют одна за другой, разумнее будет использовать готовые наработки, которые вы получили ранее. Готовые шаблоны электронных писем, презентаций и прочих задач также помогут вам в этом.
  • Воспользуйтесь приемом составления контрольных списков. Это также один из распространенных методов, как быстрее справляться с рутинными ежедневными задачами, и не забыть ни одну из них.
  • Выбирайте устную форму общения. В большинстве случаев, чтобы быстро обсудить задачу или заказ, узнать нюансы без воды и длительного ожидания, помогает устное общение, а не сообщения или голосовые.
  • Максимально разберитесь в структуре задачи заранее. Сами поговорите с заказчиком или начальством, чтобы понять, чего ждут от вашей работы, что обязательно необходимо принять к сведению, а что – опустить.
  • Пользуйтесь временными блоками. Для каждой задачи определите время, которое требуется для ее выполнения, и старайтесь не выходить за рамки установленного вами же блока.

Это то, что касается рабочего времени и его экономии. Но ведь остаются еще другие обязанности, которые необходимо выполнять ежедневно. Бросаясь из крайности в крайность, мы либо отдаем все время работе, в ущерб остальным сферам жизни, либо, наоборот, упускаем ряд задач, чтобы сделать рутинные дела по дому.

Читайте так же:
Как сделать дом из навоза и палок

Чтобы этого не случалось, воспользуйтесь несколькими подсказками, которые помогут вам лучше себя организовать и взять свое время под контроль.

10 лайфхаков эффективной экономии времени

Чтобы высвободить пару часов за счет экономии времени на работу, или просто понять, куда уходит ваш ресурс, и как взять его под контроль, воспользуйтесь несколькими простыми лайфхаками, которые мы подобрали.

Создайте ежедневное расписание

И, само собой, следуйте ему. Против расписания дня можно назвать массу аргументов, но почему бы просто не взять и не попробовать, вместо того, чтобы противиться.

Каким бы ни был ваш график или график ваших детей, всегда можно запланировать основные блоки, которые необходимо выполнить, и, так называемые «окна», которые остаются относительно свободными и могут варьироваться.

Как экономить время и все успевать

Кому-то подходит максимально жесткое расписание, кто-то – наоборот, не может организовать себя под таким давлением. Попробуйте разные варианты расписания, чтобы понять, какой вам ближе и удобнее.

Правило двух минут

Есть такой распространенный прием: если вы можете сделать что-то за две минуты прямо сейчас, сделайте это, не откладывая. Считается, что такая мелочь, отложенная на потом, займет уже не две, а пять минут, а это уже противоречит принципам экономии.

Отправить сообщение, ответить на письмо, найти нужный контакт, да даже загрузить стиральную машину можно всего за две минуты, так почему бы этого сразу не сделать?

Заботьтесь о новом дне с вечера

К сожалению, этому простому правилу следуют далеко не все, так как не приучены с детства. Сделайте все возможные дела с вечера, чтобы не загружать ими плодотворное утро. Школьники учатся этому с младших классов: приготовить сменку, собрать портфель, подготовить одежду.

Так же может поступать и взрослый человек: выбрать костюм, почистить обувь, упаковать обед, чтобы потом положить его в сумку. Планирование следующего дня также рекомендуется делать с вечера.

Избавляйтесь от соблазнов

Многие во время работы часто и много отвлекаются. Хотел отправить письмо, но «залип» в социальной сети или в YouTube, готовил документ, но вдруг решил прибраться на рабочем столе, чтобы этого не делать.

Чтобы не отвлекаться, необходимо по максимуму избавиться от соблазнов. Блокируйте на время работы соцсети, убирайте в другую комнату смартфон, держите вещи на столе в порядке, и вам просто не на что будет отвлечься.

Оцените многозадачность

Многим людям проще быстро выполнить одну задачу, сконцентрировавшись на ней, чем выполнять сразу несколько задач. У многозадачности есть свои поклонники, но относитесь ли вы к их числу?

Если многозадачность – не ваш конек, это не страшно. Просто выполняйте за раз по одной задаче, что будет выходить у вас более эффективно и быстро.

Выйдите из социальных сетей

Вы не представляете, сколько времени съедают социальные сети! Это просто бермудский треугольник, куда заглядываешь на минуту, и остаешься там на часы. Кстати, мы уже говорили, что одна из *привычек бедного человека* — это как раз убийство собственного времени в соцсетях, вместо действительно полезных занятий.

Избавиться от зависимости от ленты не так просто. Некоторые умудряются настолько «подсесть», что в дальнейшем искусственно вырабатывают привычку не заглядывать в Инстаграмм каждый час.

Чтобы сэкономить свое время, возьмите себе за правило заходить в соцсети один или два раза в день на десять минут. Этого вполне достаточно, чтобы узнать новости и прочесть сообщения, а котиков в ленте оставьте тем, кто не ценит свое время.

Не отвечайте на телефонные звонки

Мобильный телефон вообще лучше отложить, когда вы работаете. Если постоянно отвлекаться на звонки, вы успеете сделать в разы меньше, чем запланировали. При этом далеко не каждый звонок важен и требует вашего внимания сию минуту.

Некоторые совершенствуют этот навык до того, что умудряются говорить по телефону только с родными или друзьями, полностью игнорируя остальные входящие.

Как экономить рабочее время и все успевать

Составляйте списки и держите их под рукой

Списки дел актуальны в любой деятельности, не важно, сидите ли вы в офисе, или пребываете в декретном отпуске. Есть даже особая категория людей – любителей списков – которые не делают ничего, не записав этого в свой ежедневник.

Приятно, выполнив что-то, отметить эту задачу особым образом, а вечером оценить, сколько из запланированного вам удалось сделать.

Мы не призываем доводить процесс до фанатичности, но попробовать составлять списки и следовать им определенно стоит.

Используете время на рутину с пользой

Когда вы делаете дела, не требующие вовлечения, используйте время для саморазвития. Во время того, как нарезаете овощи к обеду, смахиваете пыль, прибираете в шкафу, слушайте подкасты или полезные аудиокниги.

Наверняка в вашем расписании достаточно такого времени, когда вы можете делать их. Это ли не повод прослушать топ книг по финансовой грамотности и инвестициям, и совместить два дела в одно?

Пробуйте разные системы экономии времени

Их на самом деле много, они разные, и подходят они разным людям. Есть системы, которые строги и безжалостны, и в них находят свое спасение педанты и перфекционисты. Есть более лояльные методики управления временем, не загоняющие вас в строгие рамки.

Главное – найти действительно свою систему, и тогда следовать ей будет легко и приятно, а вы сможете, наконец, взять свое время под контроль.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию